Tekster frå NDLA PÅ NYNORSK
Å dokumentera IKT-bruk
Verksemda ynskjer å skaffa seg oversikt over IKT-bruken.
Ho gjer det av di ho vil sjå til at maskinressursane vert brukt på så godt som mogleg. Dessutan vil verksemda halde oversikt over programverelisensar og planleggje om det er turvande med nytt utstyr.
Ulike oppgåver og krav
Brukarane har ulike arbeidsoppgåver og alle treng ikkje same datautstyr. Når vi finn ut kva kvar einskild treng, kan vi gje dei det det dei treng.
Lisensar
Programvarelisensar er knytt til brukaren eller maskina.
Nokre lisensar er knytt til «samstundes bruk». Det er ein fleksibel lisens. Ein kan køyra program på alle maskinane, men berre med lisensar ein har kjøpt. Det skapar av og til problem når nokon gløymer å logga seg ut av slike program. Nye brukarar kan ikkje logga seg på.
Vi ynskjer å kjøpa rett mengde programvarelisensar!
Å overvaka kapasiteten
Ein kan sleppa unna problem, når ein gjer oppgradering før det er heilt naudsynt. Eit vanleg problem har vore for liten plass til lagring og for lav fart på nettet.
Kostnader og nytte 1
Det er ikkje noko formelt krav at skoleleiarar skal ha digital kompetanse. Det har alltid vore store endringar som følgje av innføring av ny teknologi og det er vanskeleg å lage ein strategi når ein ikkje veit så mykje om kva det inneber. For nokre år sidan fekk alle elevane ved ein del skuler nye pc-er. Ikkje alle lærarane var samd i den avgjera. Dei mangla òg digital kompetanse. Elevane fann fort ut kva dei kunne gjera med pc-ane. Dei spela. Nokre elevar har enno ikkje komne lengre. Dei manglar ikkje digital kompetanse, men lærekompetanse.
Windows 8 er det nyaste operativ systemet til Microsoft, men er det lønsamt å oppdaterer alle pc-ene?
La oss sjå på eit eksempel.
Tenk deg at du arbeidar i ei verksemd som brukar Microsoft Office til vanlige kontoroppgåver som tekstbehandling, rekneark og presentasjonar. Microsoft kjem med ein ny versjon av Office-pakka, og spørsmålet er om ein må oppgradere.
Dersom du spør Microsoft, vil svaret garantert vera ja, og som IKT-servicemedarbeidar vil du kan hende vera einig. Ein ny programversjon har nye funksjonar, og det er jo viktig å henga med i utviklinga. Kan hende har du allereie brukt den nye versjonen på din egen pc.
Men å oppgradere ein programpakke på éin enkelt pc eller ein heime-pc er noko anna enn å gjera den same oppgraderinga for mang brukarar i ein verksemd. Sjølv små endringar kan føre til store kostnader i tillegg til prisen på sjølve programpakka.
- Det går med til arbeidet med oppgraderinga. Om oppgraderinga skjer frå ei programvarebibliotek eller skjer manuelt så tek det tid.
- Opplæring av brukarane for at dei skal finna att dei gamle funksjonane og verta kjende med dei nye
- Retting av feil som følgje av programendringa. Det kan vera makroar som ikkje gjer det dei skal gjera. Dokument som ikkje kan lesast.
- økte systemkrav for den nye programpakka fører til krav om betre maskinvare
De totale kostnadane for oppgraderinga må ein vege opp mot den nytte oppgraderinga har for verksemda. Det gjeld all slags oppgradering.
- Har den nye programpakka funksjoner som verksemda treng eller saknar i dag?
- Vil ein arbeide meir effektivt?
- Vil ein no trenge mindre eller meir brukarstøtte?
- Aukar konkurransedugleiken til verksemda?
- Kor lang tid vil det ta før kostnadene er tent inn?
- Løyser oppgraderinga kjende og store problem?
Dette er spørsmål som gjer at mange verksemd ventar med ei stund med å ta i bruk siste versjon av program. Men ein kan òg venta for lenge.
Nokre område er meir kritisk enn andre. Bytter ein ut eit ordresystem for ei nettverksemd, må ein vera viss på at det går problemfritt.
Kostnadar og nytte 2
Skriveprogram, rekneark og program for å laga presentasjonar treng alle. Døme på slik program er Office pakka til Microsoft, OpenOffice, LibreOffice, Google Dokumenter og Zoho.
Microsoft Office
Microsoft Office er godt kjend og har eit stort utval av lærebøker og kurs på bokmål og nynorsk. Prisen er frå 2000 kroner til 5000 kroner.
OpenOffice.org
Open Office er eit gratis program som kan lesa og skriva Microsoft Office-dokument, men ikkje filtypen .docx.
LibreOffice
Google Dokumenter
Google Dokumneter er ei gratis internett-teneste kor ein kan laga dokument, rekneark og spørjeskjema. Skriveprogrammet har berre dei mest brukte funksjonane til redigering og formatering. Alle som er på nett kan lesa og skriva i dokumenta. Ein vel kven ein vil dela dokumenta med.
Standard er svaret når systema veks seg store
Eit stort ikt-system kostar meir å drifta enn eit lite ikt-system. Ved å bruka standardkomponentar i systemet er det enkelt å gjera endringar.
TCO-analyse
Når ein har investert i eit IKT-system treng ein òg pengar til drift og vedlikehald. Summen kallar ein for Total Cost of Ovnership (TOC). Dei som sel ikt-system brukar ofte TOC-argumtet: kjøper du dyrt utstyr treng du mindre pengar til vedlikehald. På den måten kan det hende at den samla rekninga vert lågare.
TCO-analyser vart laga av analysefirmaet Gartner Group. TCO-analysane reknar ut kostnadane ei verksemd får ved å ta i bruk ny teknologi.
Siden TCO også inkluderer de indirekte kostnadene ved IKT-investeringer, får vi med kostnader som normalt ikke er synlige som IKT-kostnader i budsjetter og regnskaper. En annen viktig egenskap ved TCO-analyser er at de tar hensyn til kostnader som løper gjennom hele investeringens levetid, og ikke bare ser på hva den koster på investeringstidspunktet.
Kostnader som kan være med i en analyse av de totale eierkostnadene, inkluderer
kapitalkostnader, anskaffelseskostnader, installasjonskostnader, implementeringskostnader, opplæringskostnader, kostnader til drift og brukerstøtte, servicekostnader merkostnader
Kapitalkostnader
Når ei verksemd investerer i ikt, brukar ho pengar som kan ha vore nytta på andre måtar. Pengane kunne ha vore brukt til å betala ned gjeld eller investert i noko som gjev overskott. Lånar verksemda pengar i banken til nytt ikt-utstyr, reknar ein renteutgiftene som kapitalkostnader.
Nye arbeidsrutinar som følgje av nye ikt-system kan ofte ta lang tid.
Kostnader til utstyr og programvare
Nokre program har ei årleg lisensavgift. Det må ein ta med når ein reknar på den totale kostnaden.
Kostnader ved installasjon
Trekking av kablar og ombygging av data-rom, konsulent-tenester av programvare er kostnader ved installasjon.
Kostnader ved gjennomføring
Å implementere tydar å setje ut i livet eller gjennomføre. Dette er kostnader som er vanskeleg å sjå på førehand.
Kostnader til opplæring
Kostnader til opplæring dekkjer kurs og læremateriell. Nå finn ein mykje god opplæring på nett og dei som har laga seg eit PLN finn hjelp der. Den tida brukarane treng for å lære seg dei nye systema for å bli produktive, reknar ein inn under kostnader til opplæring.
Servicekostnader
Servicekostnader er kostnader til teknisk service og serviceavtaler. Serviceavtaler har ein årlig fast pris. Har ein ikkje ein slik avtale betaler ein serviceteknikeren timeløn.
Meirkostnader
Investering i et nytt IKT-system kan føre til kostnader som ein konsekvens av inføringen det nye systemet. Et nytt program kan for krevje kraftigare datamaskiner eller større skjermar.
Mobile løysingar som inkluderer mobiltelefon og nettbrett gjev høgare mobiltelefonrekningar. Kostnader til sikkerheit og forsikring går òg under meirkostnader.
Kostnader til løn utgjer ei stor del av TCO.
Når vi reknar TOC må vi òg rekne TBO
TBO er forkorting for Total Benefits of Ownership. TBO er ein grunnane at ein tek i bruk ny teknologi.
Verksemda som tek i bruk ny teknologi for drive meir effektivt og betre enn ei verksemd som ikkje gjer det. Eit ikt-system for drift av eit varelager kan halde god oversikt over alle varene som er på lageret. Dersom kjøpmennene har tilgang til ikt-systemet til grossisten, kan grossisten unngå å brenne inne med varer kjøpmennene ynskjer å selja.
Det er viktig å ha gode data og nøyaktig informasjon om driften slik at bedriften kan ta riktige avgjørelser om hva den skal gjøre i framtida. IKT-verktøy kan gi virksomheten tilgang til disse dataene.
Gamle IKT-systemer og andre administrative systemer kan ofte være svært dyre å beholde fordi de krever spesialkompetanse for drift og vedlikehold – en kompetanse som er gått ut på dato ellers i samfunnet. Bruken av den gamle hullkort-teknologien kan kanskje være et eksempel på dette (bildet er fra 1953).
Selv om TCO-analyser kan få det til å se ut som om ingen IKT-investeringer vil være lønnsomme, er det viktig å være klar over at de totale eierkostnadene ofte også er det viktigste argumentet for å investere i nytt utstyr. Siden de totale IKT-kostnadene bare i liten grad er knyttet til prisen på utstyret (anskaffelseskostnadene), vil en investering i nytt utstyr fort kunne vise seg bli langt mer lønnsom enn å beholde en eksisterende løsning hvis den nye løsningen erstatter høyere TCO-kostnader for de løsningene man allerede har.
Føremoner ein tek med i ein TBO-analyse er effektivisering, betre service, konkurransefordeler styringsfordeler kostnadsfordeler sikkerhetsfordeler
Effektivisering
Ny teknologi gjør arbeidet enklare og raskare. Ein treng ikkje så mange til å gjera arbeidet. Når ein oppgradere elle bytar ut eit ikt-system så gjer ein det av ein ynskjer meir effektivt system
Servicefordeler/konkurransefordeler
Nye IKT-systemer blir ofte innført for å øke virksomhetens servicegrad overfor kunder eller gi en virksomhet et konkurransefortrinn framfor sine konkurrenter. En bedrift henter gjerne ut en slik fordel som høyere salg, mens en organisasjon som ikke har et økonomisk mål, kan hente ut fordelen ved at den yter bedre eller raskere service og dermed får flere og mer fornøyde kunder. En servicefordel for et sykehus vil for eksempel være at de kan behandle flere pasienter.
Servicefordeler kan hentes ut på mange måter. For eksempel vil et system med bedre driftssikkerhet ofte kunne gi både en servicefordel og en effektiviseringsfordel.
Betre styring
Virksomheten henter ut styringsfordeler ved at den får bedre kontroll med den delen av virksomheten som det nye systemet håndterer. Ved at virksomheten for eksempel får tilgang til bedre informasjon på et tidligere tidspunkt, reduseres faren for gale beslutninger eller at beslutningene blir tatt for sent. Styringsfordeler er også et viktig middel for å gjøre en virksomhet mer fleksibel, slik at den kan omstille seg raskere til endringer i marked eller samfunn.
Kostnadsfordeler
Et IKT-system kan også bidra til å redusere kostnader ved at den overflødiggjør utstyr eller rutiner som påfører virksomheten ekstra kostnader. Sammenlignet med effektiviseringsfordeler som gjør en oppgave enklere eller raskere, vil en kostnadsfordel innebære at en oppgave kan gjøres rimeligere selv om den fortsatt tar like lang tid og krever like mange mennesker.
Sikkerhetsfordeler
Nye IKT-systemer har som regel et betydelig høyere sikkerhetsnivå enn forgjengerne. Dette kan i seg selv ses på som en fordel, og det blir ofte benyttet som et argument for en investering.
Sikkerhetsfordeler gir ikke noen direkte gevinst i form av inntekter, reduserte kostnader, bedre service eller lignende. Fordelen ligger først og fremst i at man har redusert risikoen for at det skal skje noe som vil påføre virksomheten høye kostnader eller ha andre alvorlige konsekvenser.
Innsparinger gir ikke alltid lavere kostnader
Selv om det alltid er et mål å redusere kostnader, må vi også være oppmerksomme på at en innsparing på ett område kan føre til økte kostnader på et annet.
Stengingen av Altinn-portalen våren 2012 som følge av stor pågang fra folk som ønsket å se selvangivelsen sin fikk bred dekning Stengingen av Altinn-portalen våren 2012 som følge av stor pågang fra folk som ønsket å se selvangivelsen sin, fikk bred dekning i media. Feil på IKT-systemene – enten de skyldes et ønske om innsparing eller andre ting – kan koste bedriften dyrt både, både når det gjelder penger og negativ omtale.
Dersom brukerne ikke har fått opplæring i den nye programvaren, kan dette medføre store kostnader i form av support og oppfølginDersom brukerne ikke har fått opplæring i den nye programvaren, kan dette medføre store kostnader i form av brukerstøtte og oppfølging senere.
Når bedriften har god dokumentasjon på tidligere oppståtte feil og løsninger, kan IKT-servicemedarbeideren raskt løse problemer som oppstår.
En fare ved å fokusere for mye på IKT-kostnader er at man overdriver innsparingene.
I de fleste virksomheter er IKT først og fremst en servicefunksjon som skal hjelpe bedriften eller organisasjonen med å oppnå sine mål. Selv om IKT-systemene ofte er svært viktige verktøy for driften, er det vesentlig for alle typer virksomheter å holde kostnadene nede for servicefunksjoner, og dette gjelder selvsagt også for IKT.
Mange IKT-kostnader er lette å se i regnskapet og derfor et enkelt mål når det er behov for innsparinger. Men en fare ved å fokusere for mye på IKT-kostnader i denne sammenhengen er at man kan overdrive innsparingene.
Hvis innsparinger fører til at nedetid, responstid, servicetid eller antall feil øker, fører det igjen til at flere ansatte blir sittende lenger uvirksomme, eller må bruke mer tid på å forsøke å løse IKT-problemer selv. Det kan fort bli svært kostbart uten at det umiddelbart vises i regnskapet.
Selv om en god IKT-servicemedarbeider er kostnadsbevisst og vil forsøke å redusere kostnadene der det er mulig, kan han eller hun ende i en situasjon hvor det er like viktig å argumentere for at bedriften må bruke mer penger på IKT, eller i det minste ikke redusere budsjettene ytterligere.
Siden konsekvensene ikke alltid er like åpenbare for dem som er ansvarlige for økonomistyring i virksomheten, er det viktig å kunne dokumentere hvilke effekter en reduksjon vil ha.
Mangelfull opplæring kan gi økte kostnader
Et eksempel på en innsparing som kan gi økte kostnader, er opplæring. Mangelfull opplæring av brukerne fører ofte til at kostnadene til brukerstøtte stiger. Jo mindre opplæring brukerne har fått, jo oftere vil de ha behov for hjelp i ettertid. Det samme gjelder mangelfull opplæring av IKT-servicemedarbeidere fordi de da bruker lengre tid på å finne løsningen på problemer som kanskje er elementære.
Mangelfull dokumentasjon kan gi økte kostnader
Et annet eksempel på en innsparing som kan gi økte kostnader, er dokumentasjon. Selv om de ressursene som brukes til å dokumentere IKT-systemer, problemløsing og rutiner, ikke alltid gir noen umiddelbar gevinst for virksomheten, vil god dokumentasjon kunne ha stor betydning over tid.
Det er betre å unngå at noko gale hender enn å venta til det går galt!
———-
Bokmål
———–
Dokumentere IKT-bruk
En virksomhet har behov for å dokumentere IKT-bruken.
Det er flere grunner til dette.
Vi vil sørge for at maskinressurser brukes på best mulig måte.
Vi vil holde oversikt over programvarelisenser
Vi vil planlegge behovet for nytt utstyr.
Kapasitetsbehov
Brukere har ulike arbeidsoppgaver og ulikt behov for datautstyr. Ved å kartlegge brukernes behov, kan vi gi brukerne riktig utstyr.
Lisenser
Programvarelisenser er knyttet til brukeren eller maskinen.
Noen lisenser som er knyttet til «samtidig bruk». Det er en fleksibel lisens. Programmene kan kjøres på alle maskiner, men bare med det antall lisenser det er betalt for. Det skaper av og til problem når noen glemmer å logge seg ut av slike programmer. Nye brukere kan ikke logge seg på.
Vi ønsker å kjøpe riktig antall programvarelisenser!
Kapasitetsovervåking
Ved å forutse framtidige behov for oppgraderinger, kan vi gjøre nødvendige oppgraderingene før det oppstår en et problem. Et vanlig problem er for liten lagringsplass og for lav netthastighet.
Vurdere kostnader og nytteverdi 1
Selv om det vanligvis ikke er IKT-servicemedarbeideren som tar avgjørelser om virksomhetens IKT-strategi eller større investeringer, er det ikke alltid ledelsen har den nødvendige IKT-fagkunnskapen til å kunne forutsi konsekvensene av for eksempel å oppgradere til en ny teknologi. IKT-medarbeidere blir derfor ofte trukket inn i slikt arbeid.
Samtidig er det viktig å være oppmerksom på at teknologikunnskap ikke alltid er den viktigste bakgrunnen for å kunne ta riktige avgjørelser om IKT-investeringer.
Mange virksomheter har gjort kostbare feilinvesteringer fordi virksomhetens IKT-medarbeidere har argumentert for løsninger basert på sine egne ønsker og meninger ut fra rene tekniske forutsetninger, uten å ta hensyn til hva virksomheten egentlig har behov for.
<a title=»Det kan være fristende alltid å oppgradere til nyeste programvare eller operativsystem, men er det lønnsomt?
<a title=»Husk å ta med i beregningen hvor mye tid og ressurser det vil gå med til å implementere en ny programvare.
Kostnadene ved en IKT-investering må vurderes opp mot de fordelene investeringen gir.
La oss se på ett enkelt eksempel:
Tenk deg at du arbeider i en virksomhet som bruker Microsoft Office til vanlige kontoroppgaver som tekstbehandling, regneark og presentasjoner. Microsoft kommer med en ny versjon av Office-pakken, og spørsmålet er om virksomheten bør oppgradere.
Hvis du spør Microsoft, vil svaret garantert være ja, og som IKT-servicemedarbeider er du antakelig tilbøyelig til å være enig. En ny programversjon har nye funksjoner og muligheter, og det er jo viktig å henge med i utviklingen. Kanskje har du også brukt den nye versjonen på din egen pc i lang tid allerede.
Men å oppgradere en programpakke på én enkelt pc eller en hjemme-pc er imidlertid noe helt annet enn å gjøre den samme oppgraderingen for et stort antall brukere i en virksomhet. Selv små endringer kan medføre store kostnader i tillegg til prisen på selve programpakken (lisenskostnadene). Eksempel på dette er:
- tida som går med til arbeidet med oppgraderingen: Dette er betalt arbeidstid, og ofte må oppgraderinger av denne typen gjøres utenom vanlig arbeidstid for å unngå at brukerne får avbrutt arbeidsdagen sin. Du må også ta med den tida som går med til testing før selve oppgraderingen gjennomføres, med i beregningen.
- opplæring av brukerne for at de skal kunne nyttiggjøre seg nye funksjoner
- tida som går med til ekstra brukerstøtte fordi brukerne ikke kjenner nye funksjoner, eller fordi kjente funksjoner ikke fungerer på samme måte som tidligere
- eventuell ekstra tid som brukerne trenger for å orientere seg i programmet og gjøre seg kjent med funksjoner som er endret eller er nye
- eventuell tid som går med til feilsøking og retting av feil som følge av programendringen. Dette kan for eksempel være problemer som oppstår ved utveksling av data med andre systemer, makroer som ikke fungerer slik de skal lenger, konvertering av eldre data og lignende
- eventuelt maskinutstyr som må oppgraderes som følge av økte systemkrav for den nye programpakken
Selv om ikke alle disse kostnadene nødvendigvis er relevante for en Office-oppgradering, er de likevel representative for en typisk programoppgradering.
De totale kostnadene for oppgraderingen må så veies opp mot den nytteverdien oppgraderingen har for virksomheten.
- Har den nye programpakken funksjoner som virksomheten trenger eller savner i dag?
- Vil oppgraderingen gjøre arbeidet mer effektivt?
- Vil oppgraderingen medføre reduserte kostnader i form av mindre brukerstøtte og service i framtida?
- Oppnår virksomheten noen form for konkurransefordel som følge av oppgraderingen?
- Hvor lang tid vil det ta før effektiviseringen eller konkurransefordelen vil ha tjent inn kostnadene?
- Er det noen problemer med den versjonen virksomheten har i dag, som løses ved oppgraderingen?
Hvis vi nå antar at virksomheten bare benytter Office-pakken til litt brev- og dokumentskriving i Word, noen standard regnearkmodeller og noen PowerPoint-presentasjoner, vil det som regel være vanskelig å forsvare de kostnadene en oppgradering medfører. Det er altså ofte gode grunner til at mange virksomheter velger å beholde gamle programversjoner så lenge som mulig.
Eksempelet er enkelt, men likevel svært typisk. Det er heller ikke urealistisk med tanke på de vurderingene du av og til blir stilt overfor i jobben som IKT-servicemedarbeider.
Andre viktige vurderinger
- innføre ny teknologi som ikke er tilstrekkelig testet ut på områder som er kritiske for virksomheten
- undervurdere kostnadene ved å innføre nye systemer
- undervurdere konsekvensene for andre deler av virksomheten ved innføring av nye systemer, eller endring av eksisterende systemer
- overvurdere nytteverdien av nye systemer eller endringer i eksisterende systemer
- vente for lenge med å innføre nye systemer
Vurdere kostnader og nytteverdi 2
Alle virksomheter har bruk for kontorprogramvare for tekstbehandling, regneark og presentasjon. Det finnes flere muligheter.
Microsoft Office, OpenOffice.org, LibreOffice, Google Dokumenter, Zoho
Microsoft Office
innarbeidet standard som er godt kjent
pris frå 2000 til 5000 kroner per maskin avhengig av lisenstype
kan installeres på server eller på frittstående maskiner
integrert med Outlook
stort utvalg av dokumentasjon, lærebøker og kurs er tilgjengelig på norsk
brukerstøtte fra Microsoft eller forhandler
OpenOffice.org
gratis
kan installeres på frittstående maskiner, men har begrenset nettverksstøtte
kan lese og skrive Microsoft Office-dokumenter
begrenset dokumentasjon på norsk
brukerstøtte fra «community»
Google Dokumenter
gratis
ingen installasjon, men krever Internett
mulighet for tilgang til dokumenter fra alle internettilkoblede maskiner
mulighet for samskriving og samtidig redigering
mulighet for å dele dokumenter enkelt med andre
begrenset funksjonalitet sammenlignet med Microsoft Office og OpenOffice
kan importere enkle dokumenter fra Microsoft Office og OpenOffice
lite dokumentasjon på norsk
begrenset brukerstøtte
Hvilke kontorstøtteprogram kjenner du? Hva vil du anbefale?
Standardisering og kompleksitet
Jo mer komplisert et IKT-system blir, jo høyere blir kostnadene ved å drifte det.
Små endringer og utskiftninger kan fort øke kompleksiteten og gjøre det vanskeligere å løse problemer
Standardisering er forenkler arbeidet og minker kostnadene!
TCO-analyse
I IKT-bransjen brukes gjerne en analysemodell som kalles TCO (Total Cost of Ownership eller «totale eierkostnader» på norsk) for å beregne de totale kostnadene ved å investere i, drive og vedlikeholde IKT-systemer.
TCO-analyser ble opprinnelig utviklet av analysefirmaet Gartner Group. TCO-analysene forsøker å beregne de totale kostnadene en virksomhet blir belastet med når de tar i bruk ny teknologi.
Siden TCO også inkluderer de indirekte kostnadene ved IKT-investeringer, får vi med kostnader som normalt ikke er synlige som IKT-kostnader i budsjetter og regnskaper. En annen viktig egenskap ved TCO-analyser er at de tar hensyn til kostnader som løper gjennom hele investeringens levetid, og ikke bare ser på hva den koster på investeringstidspunktet.
Kostnader som kan være med i en analyse av de totale eierkostnadene, inkluderer
kapitalkostnader
anskaffelseskostnader
installasjonskostnader
implementeringskostnader
opplæringskostnader
kostnader til drift og brukerstøtte
servicekostnader
merkostnader
Låner bedriften i banken for å kunne investere i nytt IKT-utstyr, må rentene regnes med som en del av totalkostnadene. Låner bedriften penger i banken for å kunne investere i nytt IKT-utstyr, må rentene regnes med som en del av totalkostnadene.
Med avkastning mener vi for eksempel det utbytte vi får av et arbeid, eller den gevinsten vi får i form av renter på et bankinnskudd.
Omlegging til nye arbeidsrutiner som følge av nye IKT-systemer kan ofte ta lang tid.Omlegging til nye arbeidsrutiner som følge av nye IKT-systemer kan ofte ta lang tid.
Når en virksomhet investerer i et nytt IKT-system, må det naturlig nok betales. Hvis investeringen fører til at vi må låne penger, må vi ta med rentekostnadene for lånet i TCO-analysen, fordi dette er en kostnad som skyldes investeringen.
Men selv om vi har pengene fra før og ikke trenger å låne, er det fortsatt et alternativ å la pengene bli stående i banken eller plassere dem i noe annet som gir avkastning. Når vi velger å bruke pengene på en IKT-investering, mister vi de mulige renteinntektene vi kunne fått. I en TCO-analyse bør vi derfor ta med kapitalkostnadene – enten vi har pengene fra før eller må låne dem.
Anskaffelseskostnader
Anskaffelseskostnadene er den prisen vi betaler for utstyret eller programvaren ved anskaffelse. Dette er de enkleste kostnadene å få oversikt over, men vær oppmerksom på at mange programsystemer også har en lisensavgift som skal betales årlig. Dette må vi selvsagt ta hensyn til når vi skal beregne de totale kostnadene for hele investeringens levetid.
Installasjonskostnader
Installasjonskostnader er kostnader knyttet til selve installasjonen av utstyr og programvare. Det kan for eksempel være honorarer til leverandøren av systemet hvis han står for installasjonen, eller kostnader til trekking av kabler, ombygging av datarom eller lignende.
I tillegg til selve installasjonskostnadene kommer også eventuelle kostnader til testing av systemet før selve installasjonen gjennomføres.
Implementeringskostnader
Tilpassing til eksisterende løsninger kan for eksempel være kommunikasjon med annet utstyr, datautveksling mellom ulike programmer og lignende. Slike kostnader kan være vanskelige å identifisere på forhånd.
Enda vanskeligere kan det være å beregne eventuelle kostnader som kommer fordi eksisterende rutiner i bedriften må legges om på grunn av det nye IKT-systemet. Dette skal ikke undervurderes, siden nye IKT-løsninger ofte medfører at kjente arbeidsoppgaver må gjøres på andre måter enn de ansatte er vant til. I en overgangsperiode kan det blant annet føre til at det tar lengre tid å utføre oppgavene.
Endringer av IKT-løsninger kan også få konsekvenser langt utover – og på helt andre områder enn – de oppgavene som løsningen i utgangspunktet var beregnet for. Innføringen av et nytt dokumentsystem kan for eksempel bety at man må legge om rutinene for hvordan dokumenter arkiveres, mens et nytt regnskapssystem kan føre til at man også trenger nye systemer for å registrere salg. Slike konsekvenser kan være uoversiktlige og derfor vanskelige å beregne.
Enkelte programmer krever større og bedre skjermer – eller flere skjermer – for optimal utnyttelse. Dette kan bidra til å øke kostnadene ved implementering av nye IKT-systemer.
Kostnadene til investeringer, drift og vedlikehold av IKT-systemer blir nesten alltid undervurdert.
Når du skal arbeide med å kartlegge IKT-kostnader, kan det være lurt å bruke et regneark. Her kan du repetere det du lærte om regneark på Vg1.
Opplæringskostnader
Nye IKT-systemer krever alltid opplæring. Ofte er dette synlig i form av kurs og læremateriell som har en fastsatt pris, men det er flere kostnader knyttet til opplæring. Selv når det ikke er behov for noe kurs eller spesiell opplæring, vil brukerne bestandig bruke en del tid på å gjøre seg kjent med det nye systemet, utforske nye funksjoner og prøve seg fram. Dette er også en form for læring, og tida som går med til å «fikle med systemet», må derfor regnes med i kostnadene.
Vi bør også ta med at kurs og opplæring fører til tapt arbeidstid for dem som deltar. Til sist må vi huske at det ikke bare er brukerne som trenger opplæring, men også de som skal drifte systemet og stå for brukerstøtten.
Kostnadene til brukerstøtte i TCO-analysen inkluderer alle kostnader til brukerstøtte når systemet er i drift, for eksempel ekstern brukerstøtte eller kundehjelp. I virksomheter som har fast ansatte IKT-servicemedarbeidere, tar man i noen analyser også med en del av lønnskostnadene til disse avhengig av hvor mye tid man mener vil gå med til å besvare spørsmål, løse problemer og hjelpe brukere med det nye systemet.
Servicekostnader
Servicekostnader er kostnader til teknisk service og serviceavtaler. Dette er ofte eksterne kostnader som timepris for en servicetekniker eller en årlig serviceavtale til et fast beløp.
Merkostnader
Investering i et nytt IKT-system kan føre til at vi pådrar oss andre kostnader som en konsekvens av investeringen. Et nytt program kan for eksempel kreve raskere og kraftigere datamaskiner eller større skjermer. Nytt maskinutstyr kan gi dyrere forsikring. Et system for online-registrering av bestillinger ute hos kunde ved hjelp av bærbar pc og mobiltelefon gir høyere mobiltelefonregninger og så videre. De siste årene har man også begynt å inkludere eventuelle kostnader som følge av behovet for økt sikkerhet.
Når vi beregner TCO, er de største kostnadene ofte knyttet til lønnskostnader for de ansatte. Det kan være litt vanskelig å se hvorfor lønn til fast ansatte skal regnes med, siden virksomheten jo må betale den samme lønnen enten den investerer i nytt utstyr eller ikke. Grunnen er at man antar at den tida som blir benyttet til installasjon, brukarstøtte, opplæring og så videre, ellers ville vært benyttet til annet arbeid.
Vi kan ikke ta en avgjørelse om en investering bare ut fra hva investeringen koster. Når vi beregner TCO for en IKT-løsning, må vi samtidig beregne hvilke fordeler virksomheten oppnår ved å investere i løsningen.
Dette kalles for TBO (Total Benefits of Ownership, eller «totale eierfordeler» på norsk).
Innføring av nye IKT-systemer, for eksempel på et større lager, kan bidra til å effektivisere arbeidet, slik at man får minimalt med manuelt papirarbeid.
Ved Telemark sentralsykehus har de lenge benyttet IKT-teknologi for å formidle viktig informasjon.
I dette tilfellet deler røntgVed Telemark sentralsykehus har de lenge benyttet IKT-teknologi for å formidle viktig informasjon.
Du kjenner kanskje til tilfeller i helsesektoren der IKT ikke blir utnyttet i den grad den burde?
Det er viktig å ha gode data og nøyaktig informasjon om driften slik at bedriften kan ta riktige avgjørelser om hva den skal gjøre i framtida. IKT-verktøy kan gi virksomheten tilgang til disse dataene.
Gamle IKT-systemer og andre administrative systemer kan ofte være svært dyre å beholde fordi de krever spesialkompetanse for drift og vedlikehold – en kompetanse som er gått ut på dato ellers i samfunnet. Bruken av den gamle hullkort-teknologien kan kanskje være et eksempel på dette (bildet er fra 1953).
Når vi beregner totale eierkostnader, må vi også beregne totale eierfordeler.
Selv om TCO-analyser kan få det til å se ut som om ingen IKT-investeringer vil være lønnsomme, er det viktig å være klar over at de totale eierkostnadene ofte også er det viktigste argumentet for å investere i nytt utstyr. Siden de totale IKT-kostnadene bare i liten grad er knyttet til prisen på utstyret (anskaffelseskostnadene), vil en investering i nytt utstyr fort kunne vise seg bli langt mer lønnsom enn å beholde en eksisterende løsning hvis den nye løsningen erstatter høyere TCO-kostnader for de løsningene man allerede har.
Fordeler som kan være med i en analyse av de totale eierfordelene, er
effektiviseringsfordeler
servicefordeler
konkurransefordeler
styringsfordeler
kostnadsfordeler
sikkerhetsfordeler
Effektiviseringsfordeler
Effektiviseringsfordeler kan hentes ut på mange områder og måter, men felles for dem alle er at de gir innsparinger ved at det nye systemet gjør en oppgave enten enklere eller raskere, slik at man trenger færre personer eller mindre tid for å utføre den. Dette reduserer virksomhetens lønnskostnader, og for de fleste virksomheter er dette den desidert største utgiftsposten i regnskapet.
For en virksomhet som vurderer å oppgradere eller skifte ut et eksisterende system, vil en reduksjon av TCO-kostnader for det eksisterende systemet være en effektiviseringsgevinst. Mange systemoppgraderinger gjøres nettopp av denne grunn.
Servicefordeler/konkurransefordeler
Nye IKT-systemer blir ofte innført for å øke virksomhetens servicegrad overfor kunder eller gi en virksomhet et konkurransefortrinn framfor sine konkurrenter. En bedrift henter gjerne ut en slik fordel som høyere salg, mens en organisasjon som ikke har et økonomisk mål, kan hente ut fordelen ved at den yter bedre eller raskere service og dermed får flere og mer fornøyde kunder. En servicefordel for et sykehus vil for eksempel være at de kan behandle flere pasienter.
Servicefordeler kan hentes ut på mange måter. For eksempel vil et system med bedre driftssikkerhet ofte kunne gi både en servicefordel og en effektiviseringsfordel.
Styringsfordeler
Virksomheten henter ut styringsfordeler ved at den får bedre kontroll med den delen av virksomheten som det nye systemet håndterer. Ved at virksomheten for eksempel får tilgang til bedre informasjon på et tidligere tidspunkt, reduseres faren for gale beslutninger eller at beslutningene blir tatt for sent. Styringsfordeler er også et viktig middel for å gjøre en virksomhet mer fleksibel, slik at den kan omstille seg raskere til endringer i marked eller samfunn.
Kostnadsfordeler
Et IKT-system kan også bidra til å redusere kostnader ved at den overflødiggjør utstyr eller rutiner som påfører virksomheten ekstra kostnader. Sammenlignet med effektiviseringsfordeler som gjør en oppgave enklere eller raskere, vil en kostnadsfordel innebære at en oppgave kan gjøres rimeligere selv om den fortsatt tar like lang tid og krever like mange mennesker.
Sikkerhetsfordeler
Nye IKT-systemer har som regel et betydelig høyere sikkerhetsnivå enn forgjengerne. Dette kan i seg selv ses på som en fordel, og det blir ofte benyttet som et argument for en investering.
Sikkerhetsfordeler gir ikke noen direkte gevinst i form av inntekter, reduserte kostnader, bedre service eller lignende. Fordelen ligger først og fremst i at man har redusert risikoen for at det skal skje noe som vil påføre virksomheten høye kostnader eller ha andre alvorlige konsekvenser.
Innsparinger gir ikke alltid lavere kostnader
Selv om det alltid er et mål å redusere kostnader, må vi også være oppmerksomme på at en innsparing på ett område kan føre til økte kostnader på et annet.
Stengingen av Altinn-portalen våren 2012 som følge av stor pågang fra folk som ønsket å se selvangivelsen sin fikk bred dekning Stengingen av Altinn-portalen våren 2012 som følge av stor pågang fra folk som ønsket å se selvangivelsen sin, fikk bred dekning i media. Feil på IKT-systemene – enten de skyldes et ønske om innsparing eller andre ting – kan koste bedriften dyrt både, både når det gjelder penger og negativ omtale.
Dersom brukerne ikke har fått opplæring i den nye programvaren, kan dette medføre store kostnader i form av support og oppfølginDersom brukerne ikke har fått opplæring i den nye programvaren, kan dette medføre store kostnader i form av brukerstøtte og oppfølging senere.
Ved å ha god dokumentasjon av tidligere oppståtte feil og løsninger, kan ikt-servicemedarbeideren raskt løse problemer som oppst
Når bedriften har god dokumentasjon på tidligere oppståtte feil og løsninger, kan IKT-servicemedarbeideren raskt løse problemer som oppstår.
En fare ved å fokusere for mye på IKT-kostnader er at man overdriver innsparingene.
I de fleste virksomheter er IKT først og fremst en servicefunksjon som skal hjelpe bedriften eller organisasjonen med å oppnå sine mål. Selv om IKT-systemene ofte er svært viktige verktøy for driften, er det vesentlig for alle typer virksomheter å holde kostnadene nede for servicefunksjoner, og dette gjelder selvsagt også for IKT.
Mange IKT-kostnader er lette å se i regnskapet og derfor et enkelt mål når det er behov for innsparinger. Men en fare ved å fokusere for mye på IKT-kostnader i denne sammenhengen er at man kan overdrive innsparingene.
Hvis innsparinger fører til at nedetid, responstid, servicetid eller antall feil øker, fører det igjen til at flere ansatte blir sittende lenger uvirksomme, eller må bruke mer tid på å forsøke å løse IKT-problemer selv. Det kan fort bli svært kostbart uten at det umiddelbart vises i regnskapet.
Selv om en god IKT-servicemedarbeider er kostnadsbevisst og vil forsøke å redusere kostnadene der det er mulig, kan han eller hun ende i en situasjon hvor det er like viktig å argumentere for at bedriften må bruke mer penger på IKT, eller i det minste ikke redusere budsjettene ytterligere.
Siden konsekvensene ikke alltid er like åpenbare for dem som er ansvarlige for økonomistyring i virksomheten, er det viktig å kunne dokumentere hvilke effekter en reduksjon vil ha.
Mangelfull opplæring kan gi økte kostnader
Et eksempel på en innsparing som kan gi økte kostnader, er opplæring. Mangelfull opplæring av brukerne fører ofte til at kostnadene til brukerstøtte stiger. Jo mindre opplæring brukerne har fått, jo oftere vil de ha behov for hjelp i ettertid. Det samme gjelder mangelfull opplæring av IKT-servicemedarbeidere fordi de da bruker lengre tid på å finne løsningen på problemer som kanskje er elementære.
Mangelfull dokumentasjon kan gi økte kostnader
Et annet eksempel på en innsparing som kan gi økte kostnader, er dokumentasjon. Selv om de ressursene som brukes til å dokumentere IKT-systemer, problemløsing og rutiner, ikke alltid gir noen umiddelbar gevinst for virksomheten, vil god dokumentasjon kunne ha stor betydning over tid.
Ved å sørge for man har oversiktlig og god dokumentasjon over IKT-utstyr, rutiner og eventuelle feil og problemer som oppstår, kan virksomheten hente ut en betydelig gevinst fordi det er lett å finne fram løsningen på tidligere problemer, og det er enkelt å orientere seg om konfigurasjoner eller annet som er av betydning for feilsøking, vedlikehold eller oppgradering av utstyr og programvare.
Mangelfull forebyggende brukerstøtte kan gi økte kostnader
Et siste eksempel er innsparinger når det gjelder forebyggende brukerstøtte. Det er vanligvis rimeligere å forebygge problemer enn å vente til noe går galt.
————–
Ikt-ressurser 
0 Comments